Cara membuat absen di Excel dapat dilakukan dengan mudah dengan mengikuti tata caranya. Absensi ini dibuat untuk merekam data kehadiran kerja karyawan, baik yang datang lebih awal, tepat waktu, hingga telat. Semua itu terekam dengan baik dalam kolom absensi yang bisa kamu buat di aplikasi Excel.

Rekam kehadiran ini berguna juga untuk proses penggajian karyawan agar lebih adil, terutama pada perusahaan yang menerapkan sistem pemotongan gaji apabila ada karyawan yang telat. Oleh sebab itu, untuk kamu yang sedang mencari cara membuat daftar absen di Excel, artikel berikut bisa membantumu dalam melakukan hal tersebut.

Cara Membuat Absen di Excel

Aplikasi Excel yang dimiliki Microsoft memungkinkan kamu untuk membuat pekerjaan-pekerjaanmu jadi lebih mudah, seperti pembuatan absensi. Hal ini disebabkan karena dalam program Excel sudah tersedia kolom-kolom yang bisa kamu modifikasi sesuai dengan yang akan kamu buat.

Cara membuat absen di Excel ini bisa kamu terapkan pada berbagai versi Microsoft Excel. Kamu hanya perlu memahami berbagai tools dalam aplikasi Excel yang mungkin memiliki letak dan bentuk ikon yang berbeda setiap versi dari Microsoft Excel. Jadi, ikuti terus langkah-langkah membuat daftar absen di Excel berikut ini!

Cara Membuat Tabel Absen di Excel

Berikut langkah-langkah cara membuat absen di Excel yang bisa kamu ikuti:

1. Pertama, buka aplikasi Microsoft Excel yang ada di laptop atau komputermu.
2. Selanjutnya kamu bisa memberikan judul terlebih dahulu. Saat membuat judul, kamu bisa gunakan Word Art dengan mengeklik menu Insert dan pilih Word Art.
3. Kemudian mulai membuat tabel absensi dengan memilih sel. Biasanya yang digunakan sebagai sel awalan untuk membuat absensi adalah A9.
4. Setelah menemukan sel A9, tulis dalam kolom A9 dengan “No” atau “Nomor”, dan pada sel B9 dengan “Nama Karyawan”. Pastikan menulis nama dengan baik dan lengkap agar tidak kesulitan membedakan jika ada nama yang sama.
5. Kemudian di sel C9 kamu bisa isi dengan angka 1, sel D9 dengan angka 2, dan E9 dengan angka 3.
6. Setelah itu blok pada sel C9 sampai E9. Tarik bagian sudut kanan bawah setelah memblok sel menuju sel angka 30, 31, dll. sesuai jumlah hari yang dibutuhkan.
7. Selanjutnya blok dari kolom D hingga AH (atau hingga kolom hari terakhir) dan klik kanan agar bisa mengatur column width menjadi 3.
8. Di bagian sel AM sampai sel AR kamu isi dengan keterangan kehadiran seperti alpa, izin, sakit, hadir, presentasi, dan lainnya sesuai kebutuhan
9. Masukkan nama-nama karyawan terlebih dahulu. Pastikan untuk mengisinya dengan lengkap dan benar agar tidak terjadi kesalahan saat rekap data kehadiran.
10. Kemudian, gunakan “Conditional Formatting” untuk mengisi secara otomatis kehadiran tersebut. Caranya, blok terlebih dahulu pada bagian yang diinginkan.
11. Kemudian, klik pada “Condition Formatting Manager”, dan pilih “New Rule”. Lakukan dengan baik langkah berikut agar cara membuat absen di Excel pada langkah berikutnya lancar.
12. Lalu, klik pada “Format Only Cells That Contain”, pilih “Cells Value”,kemudian klik “Specific Text”.
13. Setelah itu, klik teks kosong yang ada di sebelah kanan dengan huruf “A” yang menandakan keterangan tersebut sebagai “Alpa”. Begitu juga pada kolom lain, isi dengan huruf S untuk “Sakit”, H untuk “Hadir”, dll. sesuai yang dibutuhkan.
14. Beri warna berbeda pada setiap keterangan untuk memudahkan memahami keterangan tersebut. Misal warna merah pada alpa, hijau pada hadir, biru pada sakit, dll.
15. Klik menu “Format”, pilih “Tab Fill”, lalu pilih warna sesuai yang diinginkan.
16. Setelah selesai memberikan warna berbeda pada setiap keterangan, absensi sudah bisa diisi dengan sesuai keterangan.

Cara-cara tersebut bisa kamu ikuti secara pelan-pelan agar lebih memahami bagaimana menggunakan tools-tools dalam Excel. Selain itu, agar ke depannya kamu sudah tidak perlu lagi membuat absensi dengan melihat tutorial cara membuat absen di Excel lagi. Bagaimana, mudah atau sulit, nih?

Rumus Menghitung Hari Masuk

Kamu bisa gunakan rumus berikut untuk menghitung hari masuk pada kehadiran karyawan.

Rumusnya adalah:

Jumlah karyawan hadir: =COUNTIF(Range kehadiran,”H”), pada range kehadiran bisa masukkan sel yang menandakan hari pertama hingga hari ke-31.

Contoh: =COUNTIF(D9:AG9,”H”) -> untuk menghitung jumlah kehadiran 1 karyawan.

Sementara itu, untuk menghitung total keterangan seluruh karyawan, kamu bisa gunakan rumus =SUM.

Contoh: =SUM (AH9:AH23)

Seperti itu, rumus tersebut bisa kamu masukkan di kolom kosong di sebelah kolom terakhir yang akan menjadi tempat kamu mendapatkan keterangan jumlah tersebut.

Itulah penjelasan mengenai cara membuat absen di Excel dengan mudah. Setelah ini, kamu tidak perlu membuat maupun menghitung keterangan kehadiran karyawan secara manual lagi. Bagaimana, apakah kamu cukup terbantu? Atau kamu punya cara lain yang lebih mudah? Silakan bagikan pengalamanmu di kolom komentar!