Membuat dokumen yang sama tetapi dengan penerima berbeda-beda dan bisa dikirimkan ke banyak orang sekaligus sekarang bisa dilakukan dengan cepat. Cara mailing Excel ke Word berikut bisa membantumu untuk membuat dokumen seperti surat undangan, surat kontrak untuk berbagai klien, dengan cepat yang memiliki isi sama tetapi penerima berbeda-beda.

Fitur tersebut tersedia pada aplikasi Microsoft Excel dan Word yang bisa kamu kombinasikan untuk membuat dokumen yang banyak sekaligus. Jadi, kamu tidak perlu capek-capek mengedit dokumen satu persatu. Dengan fitur

 di Excel dan Word pekerjaanmu bisa selesai dengan cepat dan cara yang mudah.

Apa Itu Cara Mail Merge Excel ke Word?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fitur "Mail Merge" memungkinkan kamu untuk membuat banyak dokumen dengan format yang sama. Hadirnya fitur ini kamu bisa memasukkan data-data yang perlu kamu ubah pada dokumen tersebut dengan lebih cepat dan praktis.

Seperti surat undangan contohnya, isi surat tersebut pasti akan sama saja ketika kamu mengirimkan pada orang-orang, yang membedakan adalah data penerima seperti nama, alamat, dll. 

Fungsi mail merge adalah untuk membantumu mengedit setiap data yang kamu tuju untuk diberikan dokumen tersebut. Praktis, kan? Lalu, bagaimana cara melakukannya? Simak cara mailing Excel ke Word berikut ini!

1. Membuat Data Penerima yang Dibutuhkan di Excel

Sebelum mailing dari Excel ke Word, kamu perlu membuat daftar data penerimanya terlebih dahulu melalui Excel, seperti nama, alamat, kode pos, dll. Pastikan untuk memuat semua data tersebut dalam kolom yang sesuai.

2. Impor Data Excel ke Word

Setelah membuat data penerima di Excel, cara mailing Excel ke Word selanjutnya adalah kamu harus mengimpor data tersebut dari Excel ke Word dengan cara berikut.

1. Pastikan kamu sudah membuat surat terlebih dahulu sebagai format yang akan diubah.
2. Kemudian, klik tab “Surat” atau “Mail” yang berada di menu bar atas. Lalu klik “Mulai Gabungan Surat” dan pilih opsi “Surat” (jika kamu ingin membuat surat).
3. Setelah itu, klik tab “Pilih Penerima”, lalu klik “Gunakan Daftar yang Ada”.
4. Hubungan worksheet Excel dengan dokumen Word. Kamu bisa memilih file Excel yang telah dibuat pada menu “Pilih Sumber Data”, klik kemudian pilih “Buka”. Word akan memintamu memilih tabel, klik pada “Lembar1$” kemudian pilih “OK”

3. Atur Mail Merge di Word

Selanjutnya adalah mengatur bagian mail merge agar sesuai dengan yang kamu inginkan. Ikuti cara mailing Excel ke Word selanjutnya berikut ini:

1. Untuk mengatur kembali siapa yang akan menerima surat, klik opsi “Edit Daftar Penerima” dan akan muncul menu pop up nama-nama penerima sebelumnya yang kamu buat di Excel. Kamu bisa atur kembali dengan menekan centang untuk menambahkan atau menghapus penerima tersebut.
2. Kemudian, di bagian opsi “Blok Alamat” kamu bisa mengatur blok alamat dan kalimat penyambutan pada surat. Klik di bagian yang akan kamu edit, lalu edit di pop up yang muncul. Jika sudah, klik “OK” dan apa yang kamu edit akan muncul di surat.
3. Setelah itu, kamu bisa melihat pratinjau surat dan bagian yang sudah kamu edit. Jika masih ada yang diedit, seperti “Blok Alamat”, “Kalimat Penyambutan”, dan “Sisipkan Penggabungan Bidang”, klik saja opsi-opsi tersebut di bagian atas.
4. Apabila sudah sesuai, selesaikan dengan mengeklik opsi “Selesai & Gabung” di bagian atas, lalu kau akan diberi pilihan untuk mencetak dokumen tersebut, mengirim melalui e-mail, dll.
5. Kamu juga bisa menyimpan file tersebut menjadi format Word biasa jika suatu saat ada yang perlu diedit kembali.

Itulah penjelasan mengenai cara mailing Excel ke Word untuk memudahkan pekerjaanmu seperti membuat surat sehingga tidak perlu mengeditnya lagi satu persatu. Bagaimana? Kamu pernah melakukannya? Tulis pengalamanmu di kolom komentar!